/
verplicht

Privacy Policy

Dit is het Privacybeleid van B-Tope. B-Tope verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen. Dit privacybeleid is bedoeld om u te informeren over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de activiteiten van B-Tope, inclusief de verwerking die plaats vindt via de website van B-Tope en/of online. Dit Privacybeleid moet worden gelezen in samenhang met ons Cookiebeleid, dat u hier terugvindt.

Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld in verband met nieuwe functies op de website of om te voldoen aan nieuwe wettelijke, contractuele of administratieve verplichtingen. Wij raden u daarom aan dit Privacybeleid regelmatig te raadplegen. Belangrijke wijzigingen zullen worden aangekondigd op onze website. Dit Privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 15 juli 2025.

1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

B-Tope is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
B-Tope is een vennootschap naar Belgisch recht, met zetel te 8970 Poperinge, Europalaan 7 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0431.767.487.

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ OVER U?

Welke gegevens wij over u verwerken, hangt af van de relatie die wij met u hebben. In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks van u. Soms ontvangen wij uw gegevens indirect, van derden of uit openbare bronnen zoals overheidsdatabanken (bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen), van kredietinformatiebureaus of uit sociale media.

2.1 KANTOORBEZOEKERS

Wanneer u onze kantoren bezoekt of als opdrachtnemer bij ons werkt, verwerken wij gegevens, zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer, tijdstip van aankomst, kenteken van uw wagen, camerabeelden die door bewakingscamera’s worden verwerkt en gegevens die wij kunnen ontvangen van andere bronnen dan uzelf, zoals uw werkgever of de rechtspersoon die u vertegenwoordigt.

    2.2 Klanten

    Wanneer u een klant bent van B-Tope, een contactpersoon of een uiteindelijkebegunstigde (UBO) van onze klant, verwerken wij gegevens zoals:

    • Uw identificatiegegevens (zoals naam, geboorteplaats en -datum, nationaliteit,adres, kopieën van identificatiedocumenten, telefoonnummer, woonplaats,handtekening, fiscaal identificatienummer);
    • Uw beroepsgegevens (bijvoorbeeld bedrijfsnaam, functie, uw mandaat alsbestuurder of manager);
    • Uw kwalificatie en/of deze van verwante familieleden, en uwrisicobeoordelingsprofiel als cliënt.
    • Wij verwerken ook informatie over de inhoud van dossiers, waaronder, afhankelijkvan het individuele geval, gevoelige gegevens zoals gezondheidsgegevens, gegevens over het lidmaatschap van een vakbond, gerechtelijke gegevens en dergelijke. Het is mogelijk dat wij bovengenoemde gegevens verkrijgen van uw werkgever, de rechtspersoon die u vertegenwoordigt of uit openbare bronnen zoals overheidsdatabanken.

    B-Tope verwerkt uw persoonsgegevens ook in naam en voor rekening van haarindividuele medewerkers, wegens hun wettelijk bepaalde bevoegdheden en verplichtingen, omdat u gebruik maakt van onze diensten en die van onze individuele medewerkers, en/of omdat u ze zelf aan ons en/of aan onze individuele medewerkers hebt verstrekt.

    2.3 Tussenkomende partijen

    Wanneer u een klant bent van B-Tope, een contactpersoon of een uiteindelijkebegunstigde (UBO) van onze klant, verwerken wij gegevens zoals:

    • Uw identificatiegegevens (zoals naam, geboorteplaats en -datum, nationaliteit,adres, kopieën van identificatiedocumenten, telefoonnummer, woonplaats,handtekening, fiscaal identificatienummer);
    • Uw beroepsgegevens (bijvoorbeeld bedrijfsnaam, functie, uw mandaat alsbestuurder of manager);
    • Uw kwalificatie en/of deze van verwante familieleden, en uwrisicobeoordelingsprofiel als cliënt.
    • Wij verwerken ook informatie over de inhoud van dossiers, waaronder, afhankelijkvan het individuele geval, gevoelige gegevens zoals gezondheidsgegevens,gegevens over het lidmaatschap van een vakbond, gerechtelijke gegevens endergelijke. Het is mogelijk dat wij bovengenoemde gegevens verkrijgen van uw werkgever, de rechtspersoon die u vertegenwoordigt of uit openbare bronnenzoals overheidsdatabanken.

    Wanneer u een tussenkomende partij bent in de loop van onze diensten, verwerken wij gegevens die wij direct of indirect over u ontvangen, zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, contactgegevens en informatie over de inhoud van een zaak. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook ontvangen wanneer u een partij bent van een van onze klanten. In dat geval kunnen wij de gegevens over u verwerken die wij ontvangen van onze klanten of die wij verkrijgen uit specifieke overheidsdatabanken of andere openbare bronnen, zoals uw naam, bedrijfsnaam, bedrijfsnummer, functie,contactgegevens, (elektronische) handtekening (inclusief tijdstempel) en informatie over de inhoud van een dossier.

    2.4 Sollicitanten

    Wanneer u voor een functie bij ons solliciteert (zowel online als offline), verwerken wij gegevens zoals uw naam, contactgegevens, cv, tijdens uw opleiding behaalde cijfers,uw correspondentie met B-Tope, andere documenten die u ons verstrekt en gegevensdie wij over u kunnen verkrijgen van headhunters, uitzendkantoren, selectiebureaus, studentenverenigingen en/of universiteiten, en uit sociale media of andere openbare bronnen.

    2.5 Andere contacten

    Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij gegevens zoals uw naam,bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van uwcorrespondentie met B-Tope en andere door u verstrekte persoonsgegevens die vanbelang kunnen zijn om uw vraag te beantwoorden. Als u ons uw visitekaartje geeft of als wij op een andere manier uw contactgegevens ontvangen, verwerken wij gegevens zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie,telefoonnummer en e-mailadres. Wanneer u op onze website surft of onze sociale mediakanalen bezoekt, verwerkenwij gegevens die wij ontvangen van cookieproviders en socialemedianetwerken over uwactiviteit op onze website of op onze pagina’s, zoals de profielgegevens van de onlinesocialemedia-account waarmee u contact met ons opneemt, uw IP-adres, de pagina’sdie u bezoekt, de browser die u gebruikt, de sites die u eerder heeft bezocht, uwtaalvoorkeur en het tijdstip en de duur van uw bezoek. Meer informatie over het gebruikvan cookies door B-Tope vindt u in ons Cookiebeleid.

    3. VOOR WELKE DOELEINDEN EN OP BASIS VAN WELKE RECHTSGROND VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

    2.1 Kantoorbezoekers

    Wanneer u onze kantoren bezoekt of als opdrachtnemer bij ons werkt, verwerken wij gegevens, zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer, tijdstip van aankomst, kenteken van uw wagen, camerabeelden die door bewakingscamera’s worden verwerkt en gegevens die wij kunnen ontvangen van andere bronnen dan uzelf, zoals uw werkgever of de rechtspersoon die u vertegenwoordigt.

      3.2 Klanten

      Wanneer u onze kantoren bezoekt of als opdrachtnemer bij ons werkt, verwerken wij gegevens, zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer, tijdstip van aankomst, kenteken van uw wagen, camerabeelden die door bewakingscamera’s worden verwerkt en gegevens die wij kunnen ontvangen van andere bronnen dan uzelf, zoals uw werkgever of de rechtspersoon die u vertegenwoordigt.

        3.3 Tussenkomende partijen

        Wanneer u onze kantoren bezoekt of als opdrachtnemer bij ons werkt, verwerken wij gegevens, zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer, tijdstip van aankomst, kenteken van uw wagen, camerabeelden die door bewakingscamera’s worden verwerkt en gegevens die wij kunnen ontvangen van andere bronnen dan uzelf, zoals uw werkgever of de rechtspersoon die u vertegenwoordigt.

        3.4 Sollicitanten

        Wanneer u onze kantoren bezoekt of als opdrachtnemer bij ons werkt, verwerken wij gegevens, zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer, tijdstip van aankomst, kenteken van uw wagen, camerabeelden die door bewakingscamera’s worden verwerkt en gegevens die wij kunnen ontvangen van andere bronnen dan uzelf, zoals uw werkgever of de rechtspersoon die u vertegenwoordigt.

          3.5 Andere Contacten

          3.5.1 Wanneer u contact met ons opneemt

          Om uw vragen te beantwoorden en met u te communiceren. Wanneer u ons een vraag stelt (telefonisch, via het contactformulier op de website, viae-mail of via onze socialmediakanalen), verwerken wij deze gegevens om uw vraag tebeantwoorden. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u te informerenover onze diensten en activiteiten.De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigdbelang om uw vragen en verzoeken zo goed mogelijk te behandelen en met u te communiceren.

          3.5.2 Als u ons uw visitekaartje geeft of als wij uw contactgegevens ontvangen

          Om uw vragen te beantwoorden, informatie uit te wisselen en u op de hoogte te houdenvan onze activiteiten. Als u ons uw visitekaartje geeft of als u ons op een andere wijze uw contactgegevensverstrekt, verwerken wij uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen, om uwvraag of vragen te beantwoorden, en desgevallend om u nieuwsbrieven of uitnodigingenvoor evenementen te sturen en om marktonderzoek te doen.Wij verwerken uw gegevens op basis van uw toestemming en/of de gerechtvaardigdebelangen van B-Tope om inzicht te krijgen in hoe u met B-Tope in contact bent gekomen.Het staat u vrij uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken en u kunt uw toestemmingop elk moment intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking van uwpersoonsgegevens voor dit doel.

          3.5.3 Wanneer u op onze website surft of onze sociale mediakanalen bezoekt

          Om onze website en socialemediakanalen te beveiligen, technisch en functioneel tebeheren en te verbeteren. Wij verwerken via cookies en social media verkregen (statistische) gegevens voor hettechnisch en functioneel beheer van onze website, om onze website gebruiksvriendelijkte maken en om onze website en socialmediakanalen te optimaliseren. Aan de hand vanuw gegevens kunnen wij nagaan hoe onze website wordt gebruikt en hoe wij de inhouden lay-out ervan kunnen verbeteren. Deze gegevens stellen ons ook in staat om onzewebsite adequaat te beveiligen. De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op uw toestemming (via onzecookiebanner) of op het gerechtvaardigd belang van B-Tope om een goedfunctionerende en veilige website en pagina’s met voor u relevante inhoud aan tebieden.Voor meer informatie over het gebruik van cookies door B-Tope, zie ons Cookiebeleid.

          4. Wie heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens?

          B-Tope is selectief in de partijen aan wie zij uw persoonsgegevens verstrekt en kiest dezezorgvuldig uit. In alle gevallen streven wij naar voldoende waarborgen voor debescherming en vertrouwelijkheid van uw gegevens.B-Tope kan, steeds onder voorbehoud van het beroepsgeheim, persoonsgegevensbekendmaken aan derde dienstverleners en aan andere partijen die namens onsbepaalde (verwerkings)diensten uitvoeren, zoals:•verwerkers die namens ons optreden (d.w.z. partners, leveranciers,onderaannemers, externe dienstverleners die door B-Tope worden ingeschakeld,…), zoals webhostingbedrijven, marketing- en communicatiebureaus,mailingleveranciers, softwareleveranciers, leveranciers van analysetools,vertaalbureaus, eSignature bedrijven (zoals DocuSign), enz. B-Tope sluit een verwerkersovereenkomst met de partijen die voor de uitvoering van hun dienstentoegang hebben tot persoonsgegevens;

          • IT-dienstverleners die technische ondersteuning bieden;
          • De medewerkers van B-Tope (aandeelhouders, medewerkers en stagiairs);
          • Externe advocaten en adviseurs: in bepaalde gevallen kunnen wij uwpersoonsgegevens (inclusief uw e-mailcorrespondentie) doorgeven aanadvocaten en externe adviseurs indien dit noodzakelijk is om onze of uw rechtente behartigen;
          • Partijen die tussenkomen in gerechtelijke procedures (tegenpartij, deurwaarders,rechtbanken, notarissen, accountants, (door de rechtbank aangewezen)deskundigen ….) indien dit noodzakelijk is voor het verlenen van onze diensten;boekhouders, accountants, verzekeringsmakelaars en verzekeraars van B-Tope;
          • Toezichthoudende autoriteiten en andere overheden: in bepaalde gevallen mogenwij uw persoonsgegevens doorgeven aan toezichthoudende autoriteiten, politie,gerechtelijke of andere overheden indien wij van mening zijn dat wij daartoeverplicht zijn op basis van de toepasselijke wet- of regelgeving of op basis van eenander rechtmatig verzoek of bevel.

          Voor het versturen van onze mailingcampagnes en ons gegevensbeheersysteem makenwij gebruik van software van externe dienstverleners

          5. Verwerkt B-Tope uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

          Sommige gegevens kunnen worden opgeslagen of doorgegeven buiten de EuropeseEconomische Ruimte (EER). Het is mogelijk dat deze doorgifte plaatsvindt viadienstverleners die buiten de EER zijn gevestigd of dat de gegevens worden opgeslagenop een server buiten de EER, of dat de gegevens toegankelijk zijn van buiten de EER.In dit verband verbindt B-Tope zich ertoe een passend en toereikendbeschermingsniveau voor uw gegevens te waarborgen, met name door zich te beroepen op een adequaatheidsbesluit krachtens artikel 45 van de GDPR voor het landwaarnaar de gegevens worden doorgegeven, door standaardcontractbepalingen tesluiten krachtens artikel 46, lid 2, van de GDPR, of door andere passende waarborgenwaarin hoofdstuk V van de GDPR voorziet.Als u vragen heeft over de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER, kunt u eengedateerd en ondertekend verzoek om informatie sturen naar B-Tope.

          6. Wat met links naar andere websites en sociale media?

          De website van B-Tope bevat mogelijks verwijzingen (bijvoorbeeld via hyperlinks,socialmediaplug-ins, links naar socialemediaplatforms) naar andere websites, dieworden aangeboden door andere bedrijven of door sociale media. B-Tope is nietverantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze websites, noch isdit Privacybeleid van toepassing op deze websites. B-Tope raadt u aan het Privacybeleidvan deze websites of sociale media te controleren.
          Socialemediakanalen van B-Tope. B-Tope heeft een pagina op LinkedIn, facebook en instagram. Wanneer u deze paginabezoekt, worden uw gegevens met behulp van cookies doorgegeven aan de exploitantvan het betreffende sociale netwerk. De sociale netwerken kunnen informatieontvangen zoals welke websites u momenteel en eerder heeft bezocht en uw IP-adres.Wanneer u deze pagina’s bezoekt, is het mogelijk dat wij geaggregeerde gegevensontvangen van het betreffende sociale netwerk in de vorm van statistieken over hoe onzepagina’s worden bekeken door gebruikers van sociale media.Voor de omvang en het doel van de gegevensverzameling en de verdere verwerking enhet gebruik van gegevens door socialemedianetwerken en informatie over rechten eninstellingen ter bescherming van uw privacy verwijzen wij naar het Privacybeleid vandeze socialemedianetwerken.

          7. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens en hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

          B-Tope neemt redelijke veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens tebeschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of enige andere ongeoorloofdeverwerking. Om ons legitieme belang bij een adequate beveiliging van onzebedrijfsmiddelen te waarborgen, worden alle inkomende en uitgaande e-mailsgecontroleerd, met name met het oog op de detectie van spam, virussen enransomware.B-Tope bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de in ditPrivacybeleid beschreven doeleinden. Langere bewaartermijnen kunnen vereist zijndoor een wettelijke of contractuele verplichting of in geval van een geschil.

          8. Welke zijn uw rechten en hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

          U hebt een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.U heeft het recht:

          • Om vrije toegang te vragen tot uw persoonsgegevens die door B-Tope wordenverwerkt en een kopie ervan te ontvangen;
          • om de correctie te vragen van uw gegevens als u denkt dat de gegevens onjuistzijn;
          • om te vragen dat uw gegevens gewist worden of de verwerking ervan beperkt;om u op elk moment te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens,zonder motivering in het geval van direct marketing, of met opgave van redenen inandere gevallen;

          Om de overdraagbaarheid van uw gegevens te vragen, om te verzoeken niet te worden onderworpen aan profilering en om u te verzetten tegen de verwerkingvan uw persoonsgegevens, zonder motivering in het geval van direct marketing, ofop gronden die verband houden met uw bijzondere situatie in andere gevallen;om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, namelijk de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. De autoriteit is bereikbaar per brief op Drukpersstraat 35, te 1000 Brussel, en per e-mail op het volgendeadres: contact@apd-gba.be.Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór uwintrekking. Houd er rekening mee dat wij in dat geval onze diensten niet langer aan ukunnen verlenen.U kunt uw gedateerde en ondertekende verzoek op basis van bovenstaande rechtenrichten aan info@b-tope.be of per brief aan B-Tope – 8970 Poperinge, Europalaan 7. B-Tope kan uw verzoek niet behandelen zonder bewijs van uw identiteit. Merk op dat de toepasselijke wetgeving uitzonderingen kan voorzien of voorwaarden kan opleggen voorde uitoefening van de bovenstaande rechten.

          9. Hoe kunt u contact met ons opnemen?

          Als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, over deze website of over dit Privacybeleid, kunt u altijd contact met ons opnemen:

          • Via het contactformulier op onze website www.b-tope.be/contacteer-ons;
          • Per e-mail op info@b-tope.be;
          • Door een brief te sturen naar: B-Tope – gegevensbescherming, 8970 Poperinge,Europalaan 7, België.